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ScanSnapで書類の山をデジタル整理 その3 「楽²ライブラリ」ならスキャンしないで紙が捨てられる!

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こんにちは。スキャンスナッパーヒロセです。
富士通 ScanSnap コンパクトスキャナ

今までのおさらい

とスキャンスナップを目の前に、ひたすら考え事ばかりしておりましたが、
本日は実際に紙が減りました!

本当は最後にまとめて「こんなに紙が減りました!」みたいな写真でも撮ればよいんでしょうが、一刻も早く部屋の書類の山を減らして気持ちをすっきりさせてないので早速ゴミ箱&シュレッダーに分類致しました。

前回のステップでは

  1. ソフトのインストール
  2. 設定を上からばしばし
  3. テストスキャン!!

を予告しておりました。

ソフトのインストール

インストールをしたらまず「アップデートを確認してね」という紙が入っていたので、一通りチェック。

イメージが全然わからなかった「ScanSnap Organizer」と「楽²ライブラリ」の違いについては
マニュアル見て、データを一つ取り込んでみて配置してイメージつきました。

「ScanSnap Organizer」と「楽²ライブラリ」の違い

「ScanSnap Organizer」はスキャンしたデータタイトルが一覧できるもの。
「楽²ライブラリ」は、スキャンするデータとパソコンにあるデータを一緒くたにしてぱらぱら1冊の電子書籍のようにめくって見れるもの。

今家には1つのテーマの情報が紙とデジタルテーマとでごっちゃになっているので、「楽²ライブラリ」で、テーマごとに分類してたばねてみることにしてみます。

設定を上からばしばし

いろいろ検索しましたが、実際に影響が大きいのは「scansnap manager」の設定でした。

  1. 取り込みたいアプリケーションを開く
  2. 「scansnap manager」で取り込む設定を行う
  3. scan

ほぼ、「片面読み込み」「両面読み込み」の変更くらいで事足りておりますが、状況に応じて下記設定を見返して適切に取り込みたいと思います。

「楽²ライブラリ」で場合によってはスキャンしないで紙が捨てられる

今回テストしてみて一番手ごたえを感じたのは、実はここ。

思ったよりも少ないスキャンの手間でデータの分類ができそうという部分です。

さっそくとりかかったのが、カード関連の書類です。保険の手引き、基本的なカード約款などなどの冊子が送付されてきます。

使うかわからないけどまとめてとってあったのですが、最近はポイント・マイルについて規定約款をなめるように読みますので(「ポイ探ニュース」さんで ポイント・マイルに関するコラムを書かせて頂くことになりました。)、こういったカード会社からのデータは軒並み必要となりました。

冊子のホッチキスを外して、両面設定で機械が詰まらないように折り目を伸ばしてscanしていくのが筋、ですが、こういった資料はHPに記載されていることが多いです。

HPのpdfをダウンロードして、そのpdfデータをカード系をまとめるバインダーにドラッグ&ドロップ。

カードに添付されていた有効期限、限度額などの紙はpdfをして、全て1バインダーに入れることができました。
「ScanSnap Organizer」の場合であれば、pdfデータが3つ並び、確認するときは開く、閲覧、閉じるをくり返す必要があり、それを1つのデータにまとめる場合はpdf加工ソフトを利用、ということになります。

既存のpdfデータとスキャンしたデータを1つにまとめたいというニーズがある人は断然楽々ライブラリですよ!

「楽²ライブラリ」で分類→必要に応じてpdf化

まずは必要資料をバインダーで可視化した状態で分類、テーマごとに1データとなるようにまとめていき、ある程度まとまり、参照用、保管用の切り分けを行って保管用はpdfに変換して外付けHDDに格納してあげたいと思います。

予定した8ステップに変化あり

当初予定した8つのステップ(scan snapで書類の山をデジタル整理するための8つのステップ。)では

  1. 管理ソフトの選択
  2. 自分の家の書類を集める
  3. 分類する
  4. バックアップ・クラウド参照設定
  5. スキャン
  6. 編集・保存
  7. シュレッダー

と定めておりましたが、実際は

  1. 管理ソフトの選択
    →まずは楽2ライブラリ(今回決定)
  2. 自分の家の書類を集める
    →(事前済)
  3. 分類する
    →紙の物理的分類はしない。書類を上から楽2ライブラリ上で分類する。
  4. バックアップ・クラウド参照設定
    →事前に行わず、一旦すべてPC保存後に楽2ライブラリ上で視覚的に判断
  5. スキャン
    →3と4の間に実施
  6. 編集・保存
  7. シュレッダー

という手順になりそうです。当面はうず高く積まれた書類のスキャン処理にいそしみたいと思います。


ここまで悩まなくても、買ってすぐそれだけの効果がみられるものですのでご安心を。
1日でスキャンスナップ本体以上の紙が捨てられた SCANSNAP生活

富士通 ScanSnap コンパクトスキャナ

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